Anleitung
Besprechungsraum-Displays
für kleine Büros
Enterprise-Raumbuchungsplattformen sind für 200 Räume gebaut. Hier das passend dimensionierte Setup für Büros mit 2–10 Räumen: Gesamtkosten, Aufwand und was Sie weglassen.
Kurzantwort: Kleine Büros brauchen von einem Raumsystem genau drei Dinge — auf einen Blick erkennbaren Status an der Tür, Buchung in zwei Tipps und keine Monatsrechnung — und keines der Enterprise-Extras (Analyse-Suiten, Sensoren, Wegeleitung), die die Plattformpreise treiben. Das passend dimensionierte Setup ist ein iPad + abschließbare Halterung + Einmalkauf-App pro Raum: je 175–425 €, ~10 Minuten Org-Einrichtung, ein halber Tag, um alles zu installieren.
Die Raumbuchungsbranche ist für Unternehmen gebaut und entsprechend bepreist: Gebühren pro Nutzer, Abos pro Gerät, Pflicht-Demos mit einem Sales Engineer. Wenn Sie vier Räume und elf Mitarbeitende haben, sind Sie nicht der Kunde, für den diese Produkte entworfen wurden — und Sie sollten nicht so zahlen, als wären Sie es.
Was kleine Büros wirklich brauchen
In jedem kleinen Büro, mit dem wir gesprochen haben, sind die Probleme identisch und bescheiden:
- „Ist dieser Raum gerade frei?" — aus drei Metern beantwortet, ohne Laptop zu öffnen
- „Kann ich ihn einfach nehmen?" — an der Tür in zwei Tipps gebucht, sodass spontane Nutzung legitim ist
- „Warum ist er gebucht, aber leer?" — gelöst durch Check-in mit automatischer Freigabe
Das war's. Das ist das Produkt. Alles andere auf einer Enterprise-Funktionsliste — Auslastungs-Dashboards, Belegungssensoren, Besuchermanagement, Grundriss-Heatmaps — beantwortet Fragen, die ein Büro mit 6 Räumen durch einen Blick in den Flur beantworten kann.
Was Sie ohne schlechtes Gewissen weglassen
- Preise pro Nutzer. Jede Plattform, die nach Mitarbeiterzahl abrechnet, lässt Ihre Kosten wachsen, wenn Sie eine Designerin einstellen. Räume kümmert die Kopfzahl nicht; Ihre Preise sollten es auch nicht.
- Analyse-Stufen. Ihre „Analyse" ist das Öffnen des Raumkalenders (oder diese kostenlose Methode, wenn Sie wirklich Zahlen wollen).
- Belegungssensoren. Sie können die Räume sehen. Vom Schreibtisch aus. Wir haben nachgesehen.
- Die Sales-Demo. Alles, was einen „Termin buchen"-Button braucht, um den Preis zu erfahren, ist für Beschaffungsabteilungen gebaut, und der Preis spiegelt das Vertriebsteam.
Der passend dimensionierte Stack
| Position | Pro Raum |
|---|---|
| iPad — ein ausgemustertes oder generalüberholtes iPad 7 (Leitfaden) | 0–140 € |
| Abschließbare Wandhalterung + Kabel/Kanal (Leitfaden) | 75–145 € |
| The Room Display | 99 € einmalig |
| Gesamt | 175–425 €, für immer |
Ein Büro mit vier Räumen ist für unter 1.700 € voll ausgestattet — weniger, als die meisten Plattformen diesem Büro pro Jahr an Abos berechnen. Die Einrichtung ist eine Cloud-Konfiguration (~10 Minuten, Google / Microsoft) und dann Minuten pro iPad.
Der Halbtags-Installationsplan
Kleine Büros bekommen die Express-Version der vollständigen Rollout-Checkliste:
- Am Abend davor: alle iPads am Schreibtisch konfigurieren — App, Anmeldedaten, Raumzuweisung, Geführter Zugriff
- Morgens: montieren, Kabel verlegen, jeden Raum an der Tür testbuchen
- Mittags-Ankündigung: ein GIF der Zwei-Tipp-Buchung im Team-Chat. Schulung abgeschlossen.
Unter ~5 Räumen braucht es keine Pilotphase — der ganze Rollout hat Pilotgröße.
FAQ
Sind zwei Räume zu wenig, um sich die Mühe zu machen? Zwei Räume mit regelmäßigen Buchungskonflikten sind genau genug. Das Display zahlt sich in der ersten Woche aus, in der es das tägliche 10:00-Patt verhindert.
Was, wenn wir auf 30 Räume wachsen? Nichts ändert sich — dieselbe App, dieselben 99 € pro zusätzlichem Raum, dieselbe Einrichtung. Das Modell skaliert linear, ohne Replatforming.
Können wir das ohne Beschaffungsprozess abrechnen? Das ist eher der Sinn: Es ist ein App-Store-Kauf und etwas Montagehardware, kein SaaS-Vertrag.
Führen Sie ein kleines Büro und sind Enterprise-Preisseiten leid? Dieser hier ist für Sie geschrieben — und zum Weiterleiten an die Person mit der Firmenkarte.