Microsoft 365

Microsoft 365で会議室
メールボックスを設定する方法

Exchange Onlineで会議室リソースを作成し、スケジューリングポリシーを設定し、会議室予約を有効化する完全ガイド

公開日：2026年5月4日　|　読了時間：約10分

Microsoft 365における会議室管理の基盤となるのが、会議室メールボックス（Room Mailbox）です。これは物理的な会議室を表す特殊なリソースメールボックスで、適切に設定することで、社員はOutlookから直接空いている会議室を見つけて予約でき、組織全体でリアルタイムの空き状況を確認できるようになります。

本ガイドでは、管理センターおよびPowerShellを使った会議室の作成方法、スケジューリングポリシーの設定、Room List（会議室一覧）の整理、会議室ディスプレイの接続まで、必要なすべての手順を解説します。

Microsoft 365の会議室メールボックスとは

会議室メールボックスは、会議室、トレーニングルーム、役員室などの物理的な会議スペースに割り当てられるリソースメールボックスです。通常のユーザーメールボックスと異なり、会議室メールボックスは特定の人ではなく、会議室そのものに紐づきます。会議室のスケジュールを表す共有カレンダーとして機能します。

社員が会議を作成し、出席者として会議室メールボックスを追加すると、設定したスケジューリングポリシーと空き状況に応じて、会議室メールボックスが自動的に招待を承諾または辞退します。これにより、手動での会議室調整が不要になり、ダブルブッキングを防止できます。

会議室メールボックスは、Exchange Onlineサブスクリプションに含まれており、会議室1室あたりの追加費用は発生しません。

事前にご用意いただくもの

会議室メールボックスを作成する前に、以下をご準備ください。

Microsoft 365管理者アクセス権 — Microsoft 365テナントで「Exchange管理者」または「グローバル管理者」のロールが必要です
Exchange Online — 会議室メールボックスにはExchange Onlineが必要です。多くのMicrosoft 365 Business／Enterpriseプランに含まれています
会議室情報 — 会議室の名前、収容人数、所在地（建物、フロア）を事前に整理しておきます。一貫した命名規則は、Outlookの会議室検索（Room Finder）での発見性を高めます

Microsoft 365管理センターから会議室メールボックスを作成する

少数の会議室を設定する場合、最も簡単な方法はMicrosoft 365管理センターを使うことです。

ステップバイステップの手順

管理者アカウントでMicrosoft 365管理センターにサインインします
左ナビゲーションで「リソース」 > 「会議室と備品」を選択します
「リソースを追加」をクリックします
リソースタイプとして「会議室」を選択します
会議室の説明的な名前を入力します（例：「Aビル - 会議室3」または「2階 - ハドルルーム」）
会議室のメールアドレスを割り当てます。シンプルで一貫した形式が望ましいでしょう（例：conf-room-3@yourcompany.com、huddle-floor2@yourcompany.com）
必要に応じて、収容人数、建物、フロアなどの所在地情報を設定します。これらのメタデータは、社員がOutlookの会議室検索で会議室を絞り込むのに役立ちます
「保存」をクリックします

会議室メールボックスは即座に作成されますが、Outlookの会議室検索に表示され、Microsoft Graph API経由で検出可能になるまでには、数分から24〜48時間程度かかる場合があります。

命名規則のベストプラクティス

建物名、フロア、一般的な会議室名を含む命名規則を採用しましょう。収容人数の設定により、会議室サイズでの絞り込みが可能になります。例：「東京本社 - 12階 - 役員会議室（20名）」、「大阪支社 - 会議室B（6名）」。

PowerShellで会議室メールボックスを作成する

会議室の数が多い組織では、PowerShellのほうが管理センターよりも効率的で、繰り返し実施可能なデプロイメント用にスクリプト化できます。

Exchange Online PowerShellへの接続

まず、Exchange Online管理モジュールをインストールして接続します。

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@yourcompany.com

会議室メールボックスを1件作成

New-Mailbox -Name "Conference Room A" `
  -Room `
  -PrimarySmtpAddress conf-room-a@yourcompany.com

会議室メールボックスを一括作成

会議室の詳細を含むCSVファイル（rooms.csv）を準備します。

Name,Email,Capacity
"Aビル - 会議室101",room-101@yourcompany.com,8
"Aビル - 会議室102",room-102@yourcompany.com,4
"Bビル - 役員会議室",boardroom@yourcompany.com,20

CSVをインポートしてすべての会議室を作成します。

Import-Csv rooms.csv | ForEach-Object {
  New-Mailbox -Name $_.Name `
    -Room `
    -PrimarySmtpAddress $_.Email
  Set-Place -Identity $_.Email -Capacity $_.Capacity
}

Set-Placeコマンドレットは、メールボックス作成後に収容人数やその他の所在地メタデータを設定します。

スケジューリングポリシーの設定

デフォルトでは、会議室メールボックスは空きがあれば会議リクエストを自動承諾し、競合があれば辞退します。カレンダー処理ルールでこの動作をカスタマイズできます。

現在のポリシーを確認

Get-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com"

自動承諾の設定

手動介入なしで会議室が自動的に予約を承諾／辞退するようにします。

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept

最大予約時間の設定

会議室が極端に長い時間予約されるのを防ぎます（単位は分）。

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -MaximumDurationInMinutes 480

これにより予約は8時間（480分）に制限されます。

予約可能期間（Booking Window）の設定

何日先まで会議室を予約できるかを制御します（単位は日）。

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -BookingWindowInDays 180

これにより180日先（約6か月先）まで予約できるようになります。

代理承認を必要とする設定

役員会議室や特別な会議室の場合、自動承諾ではなく、代理者による承認を求めることもできます。

Set-CalendarProcessing -Identity "boardroom@yourcompany.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ResourceDelegates "office-manager@yourcompany.com"

この設定では、すべての予約リクエストがオフィスマネージャーに転送され、承認が必要になります。

定期予約を防止する

定期的な予約で会議室を独占されないようにします。

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -AllowRecurringMeetings $false

Room List（会議室一覧）の作成

Room Listは、建物・フロア・場所別に会議室をグループ化します。Room Listがないと、ユーザーには組織内のすべての会議室が一覧で表示され、規模が大きくなると管理が困難になります。

Room Listを作成

Room Listは、特別なRoom List指定が付与された配布グループです。

New-DistributionGroup -Name "Aビル会議室" `
  -RoomList `
  -PrimarySmtpAddress building-a-rooms@yourcompany.com

Room Listに会議室を追加

Add-DistributionGroupMember -Identity "Aビル会議室" `
  -Member "conf-room-a@yourcompany.com"

Add-DistributionGroupMember -Identity "Aビル会議室" `
  -Member "conf-room-b@yourcompany.com"

Room Listの確認

Get-DistributionGroupMember -Identity "Aビル会議室"

組織の規模に応じて、建物ごとまたはフロアごとに1つのRoom Listを作成しましょう。社員がOutlookで会議室を検索する際、これらのグループ分けが表示されます。

OutlookでのRoom Finder（会議室検索）設定

会議室メールボックスとRoom Listを作成すると、エンドユーザーはOutlook内蔵のRoom Finderで会議室を見つけて予約できます。

社員による会議室予約の流れ

Outlook（デスクトップ／Web／モバイル）で新しい会議を作成します
「会議室を追加」をクリックするか、「Room Finder」パネルを開きます
ドロップダウンから建物またはRoom Listを選択します
Outlookは指定した時間枠に空いている会議室を、収容人数情報とともに表示します
会議室を選択し、会議の招待状を送信します

会議室メールボックスは、設定したスケジューリングポリシーに基づいて自動的にリクエストを処理します。会議室が空いており自動承諾が有効になっていれば、予約は即座に確定します。

会議室のメールアドレスを手入力するのではなく、必ずRoom Finderを使用してください。リアルタイムの空き状況と収容人数を確認できます。新たに作成したRoom Listは、反映されるまで最大24時間程度かかる場合があります。

会議室ディスプレイの追加

Outlookは会議室の検索と予約を担いますが、会議室の前を通りかかった社員にとって、その場で空き状況を確認する手段はありません。スマートフォンやPCを開かないと分からない状態です。会議室ディスプレイは、各会議室の入り口に画面を設置し、リアルタイムの空き状況を表示することでこの課題を解決します。

The Room Displayは、お使いのMicrosoft 365会議室メールボックスに直接接続し、リアルタイムな空き状況を表示するiPadアプリです。お手持ちのiPadを、緑＝空き、赤＝使用中の色分け表示と現在の会議詳細・今後の予定を表示する会議室ディスプレイに変えます。

Microsoft 365との連携手順

App StoreからThe Room Displayをダウンロード（iPad 1台あたり$99の買い切り価格）
アプリを開き、カレンダープラットフォームとして「Microsoft 365」を選択します
お使いのMicrosoft 365アカウントでサインインします
表示されるRoom List（会議室一覧）から、このiPadに表示する会議室メールボックスを選択します
iPadを会議室の入り口に設置します

アプリは会議室メールボックスのカレンダーを読み取り、30秒ごとに更新します。社員はディスプレイ自体のクイック予約ボタンから、その場で会議室を予約することも可能です。

最良の体験のため、IT管理者にサインインユーザーへ会議室メールボックスへの直接アクセス権を付与してもらうことをおすすめします。これにより、カレンダー招待による1〜2分の遅延なしに即時予約が可能になります。詳しくはMicrosoft 365セットアップガイドをご覧ください。

よくあるトラブルとその対処法

会議室がRoom Finderに表示されない

反映遅延 — 新しい会議室がRoom Finderに表示されるまで、最大24〜48時間かかる場合があります。少し時間を置いて再度確認してください
Room Listへの所属 — 会議室がRoom Listの配布グループに追加されているか確認してください。Outlookクライアントによっては、Room Listに所属していない会議室はRoom Finderに表示されない場合があります
メールボックスの種別 — メールボックスが通常のメールボックスではなく会議室メールボックスとして作成されているか確認してください。Get-Mailbox -Identity "room@yourcompany.com" | Select RecipientTypeDetailsを実行し、RoomMailboxと表示されることを確認します

予約の競合とダブルブッキング

会議室がダブルブッキングされてしまう場合：

自動処理が有効か確認します。Get-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" | Select AutomateProcessingがAutoAcceptを返すはずです
AllowConflictsが$falseに設定されているか確認します（これがデフォルトです）
代理者を設定している場合、その代理者が積極的にリクエストを処理しているか確認してください

権限関連の問題

ユーザーが会議室を予約できない、または「アクセス拒否」エラーが表示される場合：

会議室メールボックスの予約ポリシーがそのユーザーを許可しているか確認してください。デフォルトではAllBookInPolicyが$trueに設定されており、組織内の誰でも予約できます。これが変更されている場合、予約ポリシーにユーザーを追加してください
会議室ディスプレイアプリでは、サインインユーザーに明示的なメールボックス権限が必要な場合があります。フルアクセス権限の付与方法についてはMicrosoft 365セットアップドキュメントをご覧ください

会議室が予約を自動承諾しない

会議リクエストが処理されずに会議室の受信トレイに残ってしまう場合：

Get-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" | Select AutomateProcessingを実行し、NoneではなくAutoAcceptを返すか確認します
Noneが返ってきた場合は、Set-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" -AutomateProcessing AutoAcceptで設定します

次のステップ

会議室メールボックスを作成し、スケジューリングポリシーを設定し、Room Listを整理することで、Microsoft 365の会議室インフラが整います。さらに一歩進めるなら、各会議室の入り口にThe Room Displayを実行する壁掛けiPadを設置することで、空き状況を即座に可視化できます。詳細は料金ページをご覧いただくか、Microsoft 365セットアップガイドに沿って導入を始めましょう。

よくあるご質問

Microsoft 365で会議室メールボックスを作成するには何が必要ですか？

Microsoft 365テナントの「Exchange管理者」または「グローバル管理者」のロールと、Exchange Onlineが含まれているサブスクリプション（多くのBusiness／Enterpriseプランに含まれています）が必要です。

会議室メールボックスに追加費用はかかりますか？

いいえ。会議室メールボックスはExchange Onlineサブスクリプションに含まれており、会議室1室ごとの追加費用は発生しません。

Room Listとは何ですか？

Room Listは、建物・フロア・場所別に会議室をグループ化する、特別な配布グループです。社員がOutlookのRoom Finderで会議室を絞り込んで検索する際に使われます。

会議室メールボックスはどのくらいで反映されますか？

会議室メールボックスは作成直後に有効になりますが、OutlookのRoom Finderで表示され、Microsoft Graph API経由で検出可能になるまで、数分〜24〜48時間程度かかる場合があります。

既存のMicrosoft 365会議室を会議室ディスプレイに表示できますか？

はい。The Room DisplayはMicrosoft 365の会議室メールボックスに直接接続し、リアルタイムの空き状況をiPadディスプレイに表示します。買い切り価格$99でサブスクリプション料金は発生しません。

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