Microsoft 365

Wie Sie Raumpostfächer in
Microsoft 365 einrichten

Vollständiger Leitfaden zum Anlegen von Raumressourcen, zur Konfiguration der Planungsrichtlinien und zur Aktivierung der Raumbuchung in Exchange Online.

Veröffentlicht am 2. Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

In Microsoft 365 ist das Raumpostfach das Fundament der Konferenzraum-Verwaltung — eine besondere Form des Ressourcen-Postfachs, das einen physischen Konferenzraum repräsentiert. Korrekt konfiguriert ermöglichen Raumpostfächer Mitarbeitenden, freie Räume zu finden, sie direkt aus Outlook zu buchen und die Verfügbarkeit organisationsweit in Echtzeit zu sehen.

Diese Anleitung deckt alles Notwendige ab: Räume über das Admin Center und PowerShell anlegen, Planungsrichtlinien konfigurieren, Räume in Listen organisieren und Konferenzraum-Displays anbinden.

Was sind Raumpostfächer in Microsoft 365?

Ein Raumpostfach ist ein Ressourcen-Postfach, das einem physischen Besprechungsraum zugewiesen ist — etwa einem Konferenzraum, einem Schulungsraum oder einem Vorstandszimmer. Anders als persönliche Postfächer ist es keiner einzelnen Person zugewiesen, sondern fungiert als gemeinsamer Kalender, der den Belegungsplan des Raums abbildet.

Wenn jemand eine Besprechung anlegt und das Raumpostfach als Teilnehmer hinzufügt, kann das Raumpostfach die Einladung anhand der Verfügbarkeit und der von Ihnen definierten Richtlinien automatisch annehmen oder ablehnen. Das beseitigt manuelle Koordination und verhindert Doppelbuchungen.

Raumpostfächer sind ohne Aufpreis im Exchange-Online-Abonnement enthalten.

Voraussetzungen

Bevor Sie Raumpostfächer anlegen, sollten Sie sicherstellen, dass folgendes vorhanden ist:

  • Microsoft-365-Administratorzugang — Sie benötigen die Rolle „Exchange-Administrator" oder „Globaler Administrator" in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
  • Exchange Online — Raumpostfächer benötigen Exchange Online; in den meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten.
  • Rauminformationen — Halten Sie Namen, Kapazitäten und Standorte (Gebäude, Etage) Ihrer Konferenzräume bereit. Konsistente Namenskonventionen erleichtern später die Suche im Raumfinder.

Raumpostfächer über das Admin Center anlegen

Der einfachste Weg ist das Microsoft 365 Admin Center — ideal bei wenigen Räumen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center mit einem Administratorkonto an.
  2. Navigieren Sie links zu Ressourcen und wählen Sie Räume und Geräte.
  3. Klicken Sie auf Ressource hinzufügen.
  4. Wählen Sie als Ressourcentyp Raum.
  5. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Raum ein (zum Beispiel „Gebäude A — Konferenzraum 3" oder „Etage 2 — Huddle-Raum").
  6. Vergeben Sie eine E-Mail-Adresse für den Raum. Halten Sie sie einfach und konsistent: konfraum-3@ihrunternehmen.com oder huddle-etage2@ihrunternehmen.com.
  7. Optional: Setzen Sie Kapazität, Gebäude, Etage und weitere Standortangaben. Diese Metadaten helfen Mitarbeitenden, Räume im Outlook-Raumfinder zu filtern.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Das Raumpostfach wird sofort angelegt; bis es im Outlook-Raumfinder erscheint und über die Microsoft Graph API erkannt wird, können von wenigen Minuten bis zu 24–48 Stunden vergehen.

Bewährte Praxis bei der Benennung

Wählen Sie eine Konvention, die Gebäude, Etage und gebräuchlichen Raumnamen umfasst. Eine angegebene Kapazität erleichtert das Filtern. Beispiele: „Berlin — 12. Etage — Vorstandsraum (20)" oder „München — Besprechungsraum B (6)".

Raumpostfächer per PowerShell anlegen

Bei vielen Räumen ist PowerShell deutlich effizienter als das Admin Center und lässt sich für wiederholbare Bereitstellungen scripten.

Mit Exchange Online PowerShell verbinden

Installieren Sie zuerst das Exchange-Online-Management-Modul und stellen Sie eine Verbindung her:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@ihrunternehmen.com

Ein einzelnes Raumpostfach anlegen

New-Mailbox -Name "Konferenzraum A" `
  -Room `
  -PrimarySmtpAddress konfraum-a@ihrunternehmen.com

Mehrere Räume in einem Schritt anlegen

Bereiten Sie eine CSV-Datei (raeume.csv) mit Ihren Raumdaten vor:

Name,Email,Capacity
"Gebäude A — Raum 101",raum-101@ihrunternehmen.com,8
"Gebäude A — Raum 102",raum-102@ihrunternehmen.com,4
"Gebäude B — Vorstandsraum",vorstand@ihrunternehmen.com,20

Importieren Sie die CSV und legen Sie alle Räume an:

Import-Csv raeume.csv | ForEach-Object {
  New-Mailbox -Name $_.Name `
    -Room `
    -PrimarySmtpAddress $_.Email
  Set-Place -Identity $_.Email -Capacity $_.Capacity
}

Mit Set-Place setzen Sie nach dem Anlegen die Kapazität und weitere Metadaten.

Planungsrichtlinien konfigurieren

Standardmäßig nehmen Raumpostfächer Besprechungsanfragen automatisch an, wenn der Raum frei ist, und lehnen sie bei Konflikten ab. Mit Kalenderverarbeitungsregeln passen Sie dieses Verhalten an.

Aktuelle Richtlinien anzeigen

Get-CalendarProcessing -Identity "konfraum-a@ihrunternehmen.com"

Auto-Annahme einstellen

So nehmen Räume Buchungen ohne manuelle Zwischenschritte automatisch an oder ab:

Set-CalendarProcessing -Identity "konfraum-a@ihrunternehmen.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept

Maximale Buchungsdauer festlegen

Verhindern Sie übermäßig lange Buchungen. Der Wert ist in Minuten:

Set-CalendarProcessing -Identity "konfraum-a@ihrunternehmen.com" `
  -MaximumDurationInMinutes 480

Das begrenzt Buchungen auf 8 Stunden (480 Minuten).

Buchungsfenster festlegen

Steuert, wie weit im Voraus Räume gebucht werden können. Der Wert ist in Tagen:

Set-CalendarProcessing -Identity "konfraum-a@ihrunternehmen.com" `
  -BookingWindowInDays 180

Damit sind Buchungen bis zu 180 Tage (etwa 6 Monate) im Voraus möglich.

Genehmigung durch eine Vertretung verlangen

Für Vorstandsräume oder besondere Räume möchten Sie womöglich, dass jemand die Buchungen freigibt:

Set-CalendarProcessing -Identity "vorstand@ihrunternehmen.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ResourceDelegates "office-manager@ihrunternehmen.com"

Mit dieser Konfiguration werden alle Buchungsanfragen an den Office Manager weitergeleitet.

Wiederkehrende Buchungen verhindern

Damit niemand einen Raum mit einer Serie blockiert:

Set-CalendarProcessing -Identity "konfraum-a@ihrunternehmen.com" `
  -AllowRecurringMeetings $false

Raumlisten anlegen

Raumlisten gruppieren Räume nach Gebäude, Etage oder Standort. Ohne Raumlisten sehen Nutzer eine flache Liste aller Räume — bei größeren Organisationen schnell unübersichtlich.

Eine Raumliste erstellen

Raumlisten sind Verteilergruppen mit der besonderen Kennzeichnung „RoomList":

New-DistributionGroup -Name "Räume Gebäude A" `
  -RoomList `
  -PrimarySmtpAddress raeume-gebaeude-a@ihrunternehmen.com

Räume zu einer Raumliste hinzufügen

Add-DistributionGroupMember -Identity "Räume Gebäude A" `
  -Member "konfraum-a@ihrunternehmen.com"

Add-DistributionGroupMember -Identity "Räume Gebäude A" `
  -Member "konfraum-b@ihrunternehmen.com"

Die Raumliste prüfen

Get-DistributionGroupMember -Identity "Räume Gebäude A"

Erstellen Sie eine Raumliste pro Gebäude oder Etage — je nach Größe der Organisation. Mitarbeitende sehen diese Gruppierungen in Outlook bei der Raumsuche.

Raumfinder in Outlook einrichten

Sobald Raumpostfächer und Raumlisten angelegt sind, können Endanwender Räume mit dem integrierten Raumfinder in Outlook entdecken und buchen.

Wie Mitarbeitende Räume buchen

  1. Neue Besprechung in Outlook erstellen (Desktop, Web oder Mobil).
  2. Auf Raum hinzufügen klicken oder den Bereich Raumfinder öffnen.
  3. Aus dem Dropdown ein Gebäude oder eine Raumliste wählen.
  4. Outlook zeigt verfügbare Räume für das gewählte Zeitfenster mit Kapazitätsangabe.
  5. Einen Raum auswählen und die Einladung senden.

Das Raumpostfach verarbeitet die Anfrage automatisch nach den konfigurierten Richtlinien. Ist der Raum frei und Auto-Annahme aktiv, wird die Buchung sofort bestätigt.

Verwenden Sie immer den Raumfinder statt manuelle E-Mail-Eingabe — er zeigt die tatsächliche Verfügbarkeit und Kapazität. Neu angelegte Raumlisten benötigen bis zu 24 Stunden für die Übernahme.

Konferenzraum-Displays anbinden

Outlook übernimmt die Auffindbarkeit und Buchung; Mitarbeitende, die am Raum vorbeigehen, sehen ohne Telefon oder Computer aber nicht, ob er frei ist. Konferenzraum-Displays lösen das, indem sie den Status auf einem Bildschirm vor jedem Raum anzeigen.

The Room Display ist eine iPad-App, die sich direkt mit Ihren Microsoft-365-Raumpostfächern verbindet und die Verfügbarkeit in Echtzeit zeigt. Sie verwandelt jedes iPad in ein Konferenzraum-Display mit farbcodierter Statusanzeige — grün für verfügbar, rot für belegt — sowie aktuellen Besprechungsdetails und kommendem Zeitplan.

So funktioniert es mit Microsoft 365

  1. The Room Display im App Store laden (99 € pro iPad als Einmalkauf).
  2. App öffnen und als Plattform Microsoft 365 wählen.
  3. Mit Ihrem Microsoft-365-Konto anmelden.
  4. Aus der Liste das Raumpostfach für dieses iPad auswählen.
  5. Das iPad vor dem Raum montieren.

Die App liest aus dem Raumpostfach-Kalender und aktualisiert alle 30 Sekunden. Mitarbeitende können den Raum auch direkt am Display per Schnellbuchungs-Tasten reservieren.

Für die beste Erfahrung sollte Ihre IT-Administration dem angemeldeten Benutzer direkten Zugriff auf das Raumpostfach gewähren. Dadurch entfällt die 1- bis 2-minütige Verzögerung von Kalendereinladungen, und Sofortbuchungen werden möglich. Details siehe vollständige Microsoft-365-Einrichtungsanleitung.

Häufige Probleme beheben

Raum erscheint nicht im Raumfinder

  • Übernahmeverzögerung — Neue Räume können bis zu 24–48 Stunden brauchen, bis sie im Raumfinder erscheinen. Warten Sie und prüfen Sie erneut.
  • Mitgliedschaft in Raumlisten — Vergewissern Sie sich, dass der Raum einer Raumliste hinzugefügt wurde. In manchen Outlook-Clients erscheinen Räume ohne Raumlistenmitgliedschaft nicht im Raumfinder.
  • Postfachtyp — Prüfen Sie, dass das Postfach als Raumpostfach (nicht regulär) angelegt wurde. Führen Sie Get-Mailbox -Identity "raum@ihrunternehmen.com" | Select RecipientTypeDetails aus und stellen Sie sicher, dass RoomMailbox zurückkommt.

Buchungskonflikte und Doppelbuchungen

Wenn Räume doppelt gebucht werden:

  • Prüfen Sie, dass die automatische Verarbeitung aktiv ist: Get-CalendarProcessing -Identity "raum@ihrunternehmen.com" | Select AutomateProcessing muss AutoAccept ausgeben.
  • Stellen Sie sicher, dass AllowConflicts auf $false steht (Standardwert).
  • Falls Vertretungen konfiguriert sind, sollten diese Anfragen aktiv bearbeiten.

Berechtigungsprobleme

Wenn Nutzer keine Räume buchen können oder „Zugriff verweigert"-Meldungen erhalten:

  • Prüfen Sie, dass die Buchungsrichtlinie des Raumpostfachs den Nutzer zulässt. Standardmäßig ist AllBookInPolicy auf $true gesetzt — das gesamte Unternehmen darf buchen. Falls geändert, fügen Sie den Nutzer zur Buchungsrichtlinie hinzu.
  • Für Display-Apps benötigt der angemeldete Benutzer ggf. explizite Postfachberechtigungen. Siehe Microsoft-365-Dokumentation zum Erteilen von Vollzugriff.

Raum nimmt Buchungen nicht automatisch an

Wenn Anfragen unbeantwortet im Posteingang des Raumpostfachs liegen:

  • Führen Sie Get-CalendarProcessing -Identity "raum@ihrunternehmen.com" | Select AutomateProcessing aus und prüfen Sie, dass AutoAccept (nicht None) zurückkommt.
  • Bei None setzen Sie es mit Set-CalendarProcessing -Identity "raum@ihrunternehmen.com" -AutomateProcessing AutoAccept.

Nächste Schritte

Mit angelegten Raumpostfächern, konfigurierten Planungsrichtlinien und organisierten Raumlisten ist Ihre Microsoft-365-Infrastruktur für Konferenzräume bereit. Um noch mehr herauszuholen, montieren Sie wandbefestigte iPads mit The Room Display vor jedem Konferenzraum, um die Verfügbarkeit in Echtzeit sichtbar zu machen. Details auf der Preisseite — oder folgen Sie der Microsoft-365-Einrichtungsanleitung, um zu starten.

Häufig gestellte Fragen

Was brauche ich, um Microsoft-365-Raumpostfächer anzulegen?

Sie benötigen die Rolle „Exchange-Administrator" oder „Globaler Administrator" in Ihrem Microsoft-365-Tenant sowie ein Abonnement mit Exchange Online (in den meisten Business- und Enterprise-Plänen enthalten).

Fallen für Raumpostfächer zusätzliche Kosten an?

Nein. Raumpostfächer sind im Exchange-Online-Abo enthalten — kein Aufpreis pro Raum.

Was ist eine Raumliste?

Eine Raumliste ist eine besondere Verteilergruppe, die Räume nach Gebäude, Etage oder Standort gruppiert. Mitarbeitende nutzen sie im Outlook-Raumfinder, um ihre Suche zu filtern.

Wann sind Raumpostfächer nutzbar?

Direkt nach der Erstellung sind sie aktiv. Bis sie im Outlook-Raumfinder erscheinen und über die Microsoft Graph API erkannt werden, kann es zwischen wenigen Minuten und 24–48 Stunden dauern.

Kann ich vorhandene Microsoft-365-Räume auf einem Konferenzraum-Display anzeigen?

Ja. The Room Display verbindet sich direkt mit Microsoft-365-Raumpostfächern und zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit auf einem iPad. Einmaliger Kauf zu 99 €, ohne Abogebühren.

Loslegen

Zeigen Sie Ihre Microsoft-365-Räume auf iPads

Jetzt kaufen — 99 €