なぜ廊下から会議を
キャンセルできないのか

短い答え： 廊下のディスプレイは公共の場所に掛かっていて、通りかかった誰もが触れられます。だからThe Room Displayには、他人の予定された会議をキャンセルしたり終了したりするボタンが、意図的にありません。代わりに提供しているもの：ディスプレイ上で作成されたウォークイン予約は5分間の猶予時間内ならキャンセルでき、チェックイン機能を有効にすれば、誰も現れなかった会議は10分後に自動解放されます。会議を安全に早く終了する方法はロードマップにあります——この記事では、なぜその「分かりやすい版」をまだ出荷していないのかを説明します。

みなさんが求め続けている機能

私たちは、一部の方が何を求めているかを正確に知っています。メールで教えてくれるからです：部屋を1時間予約し、会議は45分で終わった。出るついでにディスプレイをタップして、部屋を再び緑色に戻したい。まったく理にかなった願いです。部屋を早く解放することは、この製品の精神そのものです。

それでも、ディスプレイはそれをさせてくれません。これは私たちが下した中でも難しい製品判断のひとつだったので、肩をすくめて済ませるのではなく、正直な説明に値します。

あなたのディスプレイの前を、ほかに誰が通るのか

決め手になったシナリオはこれです。会議室ディスプレイは部屋の外、廊下に掛かっています。オフィスによっては、その廊下を他部署の同僚、清掃スタッフ、宅配業者、ホストを待つ来訪者、家族参観日の子どもたち——そして共用ビルなら、会ったこともない会社の人々が通ります。

私たちの顧客の多くは、ディスプレイの前を通るすべての人を本当に知っているわけではありません。もし画面に「会議を終了」ボタンがあったら、通りすがりの誰もが、自分が参加していない会議を潰せてしまいます——いたずらで、間違いで、あるいは幼児の好奇心で。部屋の中にいる人は、なぜ自分の予約が消えたのか知るよしもありません。予約を保持することを信頼できない予約システムは、予約システムがないより悪いのです。

そこでルールはシンプルになりました：ディスプレイは誰でも読めるが、取り消せるのはディスプレイ上で作成されたものだけ。

ディスプレイで取り消せるもの

このルールのもとでも、安全な逃げ道は2つ残ります：

• ウォークイン予約： ドア前でタップ予約して、部屋や時間を間違えたとすぐに気づいた場合、5分間の猶予時間内ならその場でキャンセルできます。ほんの少し前にこの画面で作ったものですから、取り消しのリスクは低いのです。
• ノーショー（すっぽかし）： オプションのチェックイン設定を有効にすると、誰もディスプレイで確認しなかった会議は10分後（デフォルト——設定変更できます）に自動的に解放されます。部屋は空き状態に戻り、カレンダーの枠は全員のために解放されます。これをトリガーするのは廊下に立つ誰かではなく、会議の参加者自身の不在です。より広い戦略は会議室ノーショー対策ガイドをご覧ください。

この2つがあれば、部屋の死に時間の最も一般的な原因——タップミスとゴースト会議——は、破壊的なボタンを見知らぬ人にさらすことなく、自然に片付きます。

「でも本当に早く終わったんだ」

この設計の正直な穴：15分早く終わった会議は、カレンダーが変わるまで部屋を赤いままにします。今日のところ、正しい解放方法は地味な方法です——主催者が自分のデバイスで、自分として認証された自分のカレンダーから、イベントを削除するか短縮する。ディスプレイは1分以内に更新されます。

私たちは、通行人問題を再び開かない形で会議を早く終了する方法に取り組んでいます——タップが廊下からではなく、会議の中から来ていることを証明する何かです。公共の画面にキャンセルボタンをボルト留めするより、慎重に作って出荷したい。実現したときは、すべてのアップデートと同じく、無料アップデートになります。

根底にある原則

これが、受動的なデジタルサイネージとインタラクティブな会議室ディスプレイの分かれ目です：画面がタッチを受け付けた瞬間から、触れるかもしれないすべての手を想定して設計しなければなりません。だから公共の画面上のすべての機能は、ひとつの質問で評価されます：見知らぬ人がこれを使って3秒間にできる最悪のことは何か？ 空いている部屋を予約する——問題ありません、それが目的です。チェックインする——問題ありません、確認するだけです。他人の会議をキャンセルする——駄目です。礼儀正しい多数派にとってどれほど便利だとしても。

よくある質問

誰かが会議室ディスプレイから私の会議をキャンセルできますか？ いいえ。予定されたカレンダー会議は、The Room Displayからキャンセルも終了もできません。ディスプレイ上でキャンセルできるのは、そのディスプレイ自体で作成されたウォークイン予約のみで、それも5分以内に限られます。

開始10分後に予約が消えたのはなぜですか？ あなたのオフィスではチェックインが有効になっていて、誰もディスプレイでチェックインをタップしなかったからです。部屋が使えるように、会議が自動解放されました。タイムアウトについては管理者に確認してください——デフォルトの10分は設定変更できます。

早く終わったとき、部屋を解放するには？ GoogleカレンダーまたはOutlookの自分のカレンダーからイベントを短縮または削除してください——ディスプレイは1分以内に更新されます。アプリ内で安全に早期終了する方法はロードマップにあります。

予約可能な部屋から会議が謎めいた消え方をした経験はありませんか？ この記事をオフィスで共有してください——それがおそらく、私たちのキャンセルボタンが存在しない理由です。