Sådan opsætter du
Microsoft 365-rumpostkasser

Offentliggjort den 2. marts 2026 · Læsetid: ca. 10 minutter

I Microsoft 365 er rumpostkassen fundamentet for styring af mødelokaler -- en særlig type ressourcepostkasse, der repræsenterer et fysisk mødelokale. Når den er konfigureret korrekt, gør rumpostkasser det muligt for medarbejdere at finde ledige lokaler, booke dem direkte fra Outlook og se tilgængeligheden i realtid på tværs af hele organisationen.

Denne guide dækker alt, hvad du har brug for: at oprette lokaler via Admin Center og PowerShell, konfigurere planlægningspolitikker, organisere lokaler i lister og tilslutte rumdisplays.

Hvad er rumpostkasser i Microsoft 365?

En rumpostkasse er en ressourcepostkasse, der er tilknyttet et fysisk mødested, såsom et mødelokale, et kursuslokale eller et bestyrelseslokale. I modsætning til almindelige brugerpostkasser er en rumpostkasse ikke tilknyttet en person. I stedet fungerer den som en delt kalender, der repræsenterer lokalets belægning.

Når nogen booker et møde og tilføjer en rumpostkasse som deltager, kan rumpostkassen automatisk acceptere eller afvise invitationen ud fra tilgængeligheden og de planlægningspolitikker, du har defineret. Det fjerner manuel koordinering af lokaler og forhindrer dobbeltbookinger.

Rumpostkasser er inkluderet i dit Exchange Online-abonnement uden ekstra omkostninger pr. lokale.

Forudsætninger

Før du opretter rumpostkasser, skal du sikre dig, at du har følgende:

• Microsoft 365-administratoradgang -- Du skal have rollen Exchange-administrator eller Global administrator i din Microsoft 365-tenant.
• Exchange Online -- Rumpostkasser kræver Exchange Online. Det er inkluderet i de fleste Microsoft 365 Business- og Enterprise-planer.
• Lokaleoplysninger -- Hav navne, kapaciteter og placeringer (bygning, etage) på dine mødelokaler klar. Konsekvente navngivningskonventioner gør lokalerne lettere at finde i rumsøgningen.

Opret rumpostkasser via Admin Center

Den nemmeste måde at oprette rumpostkasser på er via Microsoft 365 Admin Center. Det er ideelt, når du skal opsætte et lille antal lokaler.

Trin-for-trin-vejledning

1. Log ind på Microsoft 365 Admin Center med en administratorkonto.
2. Gå til Ressourcer i venstre navigation, og vælg derefter Lokaler og udstyr.
3. Klik på Tilføj ressource.
4. Vælg Lokale som ressourcetype.
5. Angiv et beskrivende navn for lokalet (for eksempel "Bygning A - Mødelokale 3" eller "Etage 2 - Huddle-rum").
6. Tildel en e-mailadresse til lokalet. Hold den enkel og konsekvent, for eksempel conf-room-3@yourcompany.com eller huddle-floor2@yourcompany.com.
7. Angiv eventuelt kapacitet, bygning, etage og andre placeringsoplysninger. Disse metadatafelter hjælper medarbejderne med at filtrere lokaler i Outlooks rumsøgning.
8. Klik på Gem.

Rumpostkassen oprettes med det samme, men der kan gå alt fra nogle få minutter til 24-48 timer, før lokalet dukker op i Outlooks rumsøgning og kan findes via Microsoft Graph API.

Bedste praksis for navngivning

Vælg en navngivningskonvention, der inkluderer bygning, etage og det gængse lokalenavn. At angive kapaciteten hjælper medarbejderne med at filtrere efter lokalestørrelse. For eksempel: "NYC-kontor - Etage 12 - Bestyrelseslokale (20)" eller "London - Mødelokale B (6)".

Opret rumpostkasser via PowerShell

For organisationer med mange lokaler er PowerShell langt mere effektivt end Admin Center og kan scriptes til gentagelige udrulninger.

Opret forbindelse til Exchange Online PowerShell

Installer først Exchange Online Management-modulet, og opret forbindelse:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@yourcompany.com

Opret en enkelt rumpostkasse

New-Mailbox -Name "Conference Room A" `
  -Room `
  -PrimarySmtpAddress conf-room-a@yourcompany.com

Opret flere lokaler på én gang

Forbered en CSV-fil (rooms.csv) med dine lokaleoplysninger:

Name,Email,Capacity
"Building A - Room 101",room-101@yourcompany.com,8
"Building A - Room 102",room-102@yourcompany.com,4
"Building B - Boardroom",boardroom@yourcompany.com,20

Importer og opret derefter alle lokaler:

Import-Csv rooms.csv | ForEach-Object {
  New-Mailbox -Name $_.Name `
    -Room `
    -PrimarySmtpAddress $_.Email
  Set-Place -Identity $_.Email -Capacity $_.Capacity
}

Cmdletten Set-Place angiver kapaciteten og andre placeringsmetadata, efter at postkassen er oprettet.

Konfigurer planlægningspolitikker

Som standard accepterer rumpostkasser automatisk mødeanmodninger, når lokalet er ledigt, og afviser dem, når der er en konflikt. Du kan tilpasse denne adfærd med regler for kalenderbehandling.

Vis de aktuelle politikker

Get-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com"

Indstillinger for automatisk accept

Sådan sikrer du, at lokaler automatisk accepterer eller afviser bookinger uden manuel indgriben:

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept

Angiv en maksimal bookingvarighed

Forhindr, at lokaler bookes i uforholdsmæssigt lange perioder. Denne værdi angives i minutter:

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -MaximumDurationInMinutes 480

Dette begrænser bookinger til 8 timer (480 minutter).

Angiv et bookingvindue

Styr, hvor langt frem i tiden lokaler kan bookes. Denne værdi angives i dage:

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -BookingWindowInDays 180

Dette tillader bookinger op til 180 dage (cirka 6 måneder) frem i tiden.

Kræv godkendelse fra en stedfortræder

For bestyrelseslokaler eller særlige lokaler ønsker du måske, at en stedfortræder skal godkende hver booking i stedet for at acceptere automatisk:

Set-CalendarProcessing -Identity "boardroom@yourcompany.com" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ResourceDelegates "office-manager@yourcompany.com"

Med denne konfiguration videresendes alle bookinganmodninger til kontorlederen til godkendelse.

Forhindr gentagne bookinger

Sådan forhindrer du, at nogen blokerer et lokale med en gentagen mødeserie:

Set-CalendarProcessing -Identity "conf-room-a@yourcompany.com" `
  -AllowRecurringMeetings $false

Opret rumlister

Rumlister grupperer lokaler efter bygning, etage eller placering. Uden rumlister ser brugerne en flad liste over hvert eneste lokale i organisationen, hvilket bliver uoverskueligt i stor skala.

Opret en rumliste

Rumlister er distributionsgrupper med en særlig rumliste-betegnelse:

New-DistributionGroup -Name "Building A Rooms" `
  -RoomList `
  -PrimarySmtpAddress building-a-rooms@yourcompany.com

Tilføj lokaler til en rumliste

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building A Rooms" `
  -Member "conf-room-a@yourcompany.com"

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building A Rooms" `
  -Member "conf-room-b@yourcompany.com"

Bekræft rumlisten

Get-DistributionGroupMember -Identity "Building A Rooms"

Opret én rumliste pr. bygning eller pr. etage afhængigt af størrelsen på din organisation. Medarbejderne vil se disse grupperinger, når de søger efter lokaler i Outlook.

Opsætning af rumsøgning i Outlook

Når rumpostkasser og rumlister er oprettet, kan slutbrugerne finde og booke lokaler ved hjælp af den indbyggede rumsøgning i Outlook.

Sådan booker medarbejderne lokaler

1. Opret et nyt møde i Outlook (desktop, web eller mobil).
2. Klik på Tilføj et lokale, eller åbn panelet Rumsøgning.
3. Vælg en bygning eller en rumliste i rullemenuen.
4. Outlook viser ledige lokaler for det valgte tidsrum sammen med oplysninger om kapacitet.
5. Vælg et lokale, og send mødeinvitationen.

Rumpostkassen behandler automatisk anmodningen ud fra de planlægningspolitikker, du har konfigureret. Hvis lokalet er ledigt, og automatisk accept er aktiveret, bekræftes bookingen med det samme.

Brug altid rumsøgningen frem for manuelt at indtaste lokalers e-mailadresser -- den viser tilgængelighed og kapacitet i realtid. Nyoprettede rumlister kan tage op til 24 timer om at blive udbredt.

Tilføj rumdisplays til mødelokaler

Mens Outlook håndterer opdagelse og booking, har medarbejdere, der går forbi et mødelokale, ingen mulighed for at vide, om det er ledigt, uden at tjekke deres telefon eller computer. Rumdisplays løser dette ved at vise lokalets status i realtid på en skærm monteret uden for hvert lokale.

The Room Display er en iPad-app, der forbinder direkte til dine Microsoft 365-rumpostkasser og viser tilgængeligheden i realtid. Den forvandler enhver iPad til et rumdisplay med farvekodet status -- grøn for ledig, rød for optaget -- sammen med det aktuelle mødes detaljer og den kommende dagsplan.

Sådan fungerer det med Microsoft 365

1. Download The Room Display fra App Store (99 € pr. iPad, engangskøb).
2. Åbn appen, og vælg Microsoft 365 som din kalenderplatform.
3. Log ind med din Microsoft 365-konto.
4. Vælg rumpostkassen for denne iPad fra rumlisten.
5. Monter iPad'en uden for mødelokalet.

Appen læser fra rumpostkassens kalender og opdaterer hvert 30. sekund. Medarbejdere kan også booke lokalet med det samme fra selve displayet med hurtigbookingsknapper.

For den bedste oplevelse bør din it-administrator give den indloggede bruger direkte adgang til rumpostkassen. Det muliggør øjeblikkelig booking uden forsinkelsen på 1-2 minutter, som kalenderinvitationer indebærer. Se den fulde opsætningsguide til Microsoft 365 for detaljer.

Fejlfinding af almindelige problemer

Lokalet vises ikke i rumsøgningen

• Udbredelsesforsinkelse -- Nye lokaler kan tage op til 24-48 timer om at dukke op i rumsøgningen. Vent, og tjek igen.
• Medlemskab af rumliste -- Sørg for, at lokalet er blevet tilføjet til en distributionsgruppe for en rumliste. Lokaler, der ikke er i nogen rumliste, vises muligvis ikke i rumsøgningen i visse Outlook-klienter.
• Postkassetype -- Bekræft, at postkassen blev oprettet som en rumpostkasse og ikke en almindelig postkasse. Kør Get-Mailbox -Identity "room@yourcompany.com" | Select RecipientTypeDetails, og bekræft, at den viser RoomMailbox.

Bookingkonflikter og dobbeltbookinger

Hvis lokaler bliver dobbeltbooket:

• Bekræft, at automatisk behandling er aktiveret: Get-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" | Select AutomateProcessing bør returnere AutoAccept.
• Kontrollér, at AllowConflicts er sat til $false (dette er standardindstillingen).
• Hvis der er konfigureret stedfortrædere, skal du sikre dig, at de aktivt håndterer anmodningerne.

Tilladelsesproblemer

Hvis brugere ikke kan booke et lokale eller får fejlen "adgang nægtet":

• Sørg for, at rumpostkassens bookingpolitik tillader brugeren. Som standard er AllBookInPolicy sat til $true, hvilket betyder, at alle i organisationen kan booke. Hvis dette blev ændret, skal du føje brugeren til bookingpolitikken.
• For rumdisplay-apps kan den indloggede bruger have brug for eksplicitte postkassetilladelser. Se dokumentationen til opsætning af Microsoft 365 for at tildele Fuld adgang.

Lokalet accepterer ikke bookinger automatisk

Hvis mødeanmodninger ligger i lokalets indbakke uden at blive behandlet:

• Kør Get-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" | Select AutomateProcessing, og bekræft, at den returnerer AutoAccept og ikke None.
• Hvis den viser None, skal du indstille den med Set-CalendarProcessing -Identity "room@yourcompany.com" -AutomateProcessing AutoAccept.

Næste skridt

Med rumpostkasser oprettet, planlægningspolitikker konfigureret og rumlister organiseret er din infrastruktur til mødelokaler i Microsoft 365 klar. For at gå et skridt videre kan du montere vægmonterede iPads med The Room Display uden for hvert mødelokale for øjeblikkelig indsigt i lokalernes tilgængelighed. Se vores prisside for detaljer, eller følg opsætningsguiden til Microsoft 365 for at komme i gang.